A preservação da memória da Justiça Eleitoral (JE) é uma preocupação do Tribunal Superior Eleitoral (TSE). Em cumprimento à legislação sobre o tema, a Corte instituiu o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral (PGD-JE), que contempla o Fundo Histórico Arquivístico da Justiça Eleitoral (Fhaje). Para compor o Fhaje, é necessário possuir o Código de Entidade Custodiadora de Acervos Arquivísticos (Codearq), que identifica de modo único cada instituição. Atualmente, a JE conta com 25 entidades custodiadoras: o TSE e 24 tribunais regionais eleitorais (TREs).
A gestão documental do TSE é o conjunto de procedimentos referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos produzidos e recebidos pelo Tribunal no exercício das atividades, independentemente do suporte em que a informação se encontre registrada. Já o Fhaje, coordenado pelo Comitê de Gestão Documental da Justiça Eleitoral, foi criado para o desenvolvimento de infraestrutura, o tratamento e a proteção especial dos documentos arquivísticos da JE considerados de guarda permanente. A custódia, a guarda e a proteção dos documentos são de responsabilidade dos respectivos órgãos produtores.
O coordenador de Gestão Documental (Coged) do TSE, Yan Engelke, explica que o Fundo Histórico da JE torna acessível a todas as pessoas as informações eleitorais para fins de pesquisa e informação. Além disso, “alcança ainda a transparência ativa preconizada pela Lei de Acesso à Informação (LAI) ao reunir e disponibilizar os acervos documentais antes mesmo de serem solicitados”, acrescenta.
A política de gestão documental aplicada aos órgãos do Poder Judiciário segue a Resolução CNJ nº 324/2020. Segundo a norma, esse trabalho deve se basear nos princípios da legalidade, transparência, proteção de dados e eficiência, bem como deve se adequar às normativas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), além de conter ferramentas de gestão documental que contemplem, no mínimo, os planos de classificação e as tabelas de temporalidades de cada órgão.
Com informações do TSE